Klantcase: interview gemeente Amstelveen
Bijna duizend ambtenaren van de gemeente Amstelveen speelden het afgelopen jaar het spel Dilemmax. Morals at work sprak met de projectleider, een spelbegeleider en twee spelers over hun ervaringen.
We hebben afgesproken in de kantine van het gemeentehuis. Om een goed beeld te krijgen van het project spreken we vier medewerkers die ieder een andere rol hadden bij het spelen van het spel. Angelique Lamers is projectleider, Robin de Jong is een van de interne spelbegeleiders, Yvonne Meijers speelde het spel en is Klachtencoördinator van de gemeente en Jaap Huizenga is manager van de afdeling Financiën.
Waarom besteedt de gemeente zoveel aandacht aan integriteit?
Angelique Lamers, projectleider: “Integriteit staat natuurlijk altijd op de agenda van de gemeente. De directe aanleiding was dat onze beleidsstukken niet meer up-to-date waren. Ook was het alweer een tijd geleden dat het thema integriteit prominent voor iedereen in de organisatie op de agenda stond.”
Wat hebben jullie gedaan om iedereen erbij te betrekken?
AL: “Nadat de beleidsstukken waren aangepast, hebben we de maand september van 2016 uitgeroepen tot de Maand van Integriteit. De afdeling Communicatie maakte een video waarin de Burgemeester en de directie het belang van een integere cultuur verwoorden en dat tijdens bijeenkomsten werd vertoond en besproken. Om het praten over integriteit te vergemakkelijken is er ook een eenvoudige brochure gemaakt, inclusief tips. De activiteiten vonden zowel plaats in het Raadhuis als op de buitenlocaties en kreeg de titel ‘Zuivere Koffie’ mee. Om het thema langer onder de aandacht te houden werden aan het begin van de Maand van Integriteit koffiemokken uitgedeeld, met daarop de tekst ‘Is dit wel zuivere koffie?’.”
Morals at Work verzorgde twee instructie- en oefenbijeenkomsten om de interne spelbegeleiders van de gemeente Amstelveen voor te bereiden op hun rol. Hoe gaat het in de praktijk?
Robin de Jong, spelbegeleider:“We starten met een korte presentatie over wat integriteit in de gemeente Amstelveen inhoudt en hoe we er alert op kunnen blijven. Daarna gaan de deelnemers in groepen uiteen en gaan zij aan de hand van de Dilemmax kaarten met elkaar in gesprek over hun keuzes en gedrag. Het is geweldig om te zien dat een ‘simpel’ dilemma tot zoveel discussie kan leiden. Het gesprek zet mensen aan het denken over wat ze zelf zouden doen als ze in de geschetste situatie komen. Het geeft hen waardevolle inzichten over onderwerpen die meestal niet zo snel worden besproken. Je ziet mensen bewuster worden van hun gedrag en van hun rol als ambtenaar. De meeste mensen beleven daar plezier aan. Je merkt dat onder meer aan de grappen die soms gemaakt worden. Bijvoorbeeld als een dilemma heel erg wordt uitvergroot, of juist klein gemaakt wordt.
Hoe kun je het verloop van het spel als begeleider beïnvloeden?
RdJ: “Zo nu en dan stel ik een prikkelende vraag, of belicht het dilemma van een andere kant. Dan kan het je opvallen dat een goede intentie wellicht toch niet altijd integer hoeft te zijn. Dat is een waardevol inzicht. Het gaat uiteindelijk om interactie en dialoog. Daarom ga ik flexibel met de regels van het spel om als dat de discussie ten goede komt. Het is de belangrijkste taak van een spelbegeleider om de goede vragen te stellen. Om op die manier te helpen elkaar een spiegel voor te houden.”
Wat is medewerkers het meest bijgebleven van het spel en de dialoog die daardoor ontstond met collega’s?
Yvonne Meijers, speler: “Het viel mij op dat mensen een dilemma heel verschillend kunnen interpreteren. Daardoor gaan zij er ook anders mee om. Dit heeft misschien te maken met hun ervaringen, culturele achtergronden, leeftijd, of de eigen waarde en normen. Met elkaar in gesprek gaan over zo’n dilemma is dan juist leuk. Het laat je de verschillende kanten van een dilemma en van je medespelers zien. Al waren er heel wat dilemma’s die we helemaal niet als zodanig zagen. Dan was het zo vanzelfsprekend wat je moest doen, daar waren we het dan allemaal snel over eens.”
Wat heb van je zelf van de spelsessie opgestoken?
YM: “Het heeft mij verschillende inzichten gegeven in de dilemma’s die ik in mijn werk als Klachtencoördinator tegen kan komen. Aan de hand van de voorbeelden in het spel is mij nog duidelijker geworden dat als privé en zakelijk door elkaar lopen, ik een klacht niet zelf in behandeling moet nemen, maar die overdraag aan een collega. Bijvoorbeeld als een bewoner een klacht indient en ik weet daar vanuit mijn privéleven meer over. “
Hoe waarderen managers de inzet van Dilemmax in hun team?
Jaap Huizenga, manager en speler: “De voorgelegde vraagstukken zijn heel herkenbaar. Zoals Yvonne al zei, zijn heel wat dilemma’s eigenlijk geen dilemma’s. Vaak is overduidelijk dat je bepaalde keuzes gewoon niet kunt maken. Misschien is dat onze cultuur, of ons morele kompas. Dat laat onverlet dat je veel van de vraagstukken tegenkomt in de dagelijkse praktijk. Jammer genoeg gebeurt dat dan vaak zonder aankondiging vooraf. Voor ruggespraak en een afgewogen keuze is dan zelden tijd. Ik hoop van harte dat er in het echt net zo wordt geacteerd als tijdens het spel.”
Managers doen zelf ook mee aan het spel. Heeft dat geen invloed op de houding van medewerkers?
JH: “Je verwacht misschien dat medewerkers terughoudend zijn in hun reacties als leidinggevenden ook meespelen. Maar het bleek bij ons geen enkele belemmering. Doordat je direct kunt reageren op medewerkers die hun verantwoordelijkheid doorschuiven naar de leiding, is het bespreekbaar geworden en kun je die verantwoordelijkheid terugleggen. Heel veel zaken hebben met je eigen normen en waarden te maken en niet met wat de lijn ervan vindt. Helaas is zo’n professionele houding nog niet zo eenvoudig. Bij complexe dilemma’s is het daarom zinvol om de diverse invalshoeken en gezichtspunten verder te analyseren en daarna te bepalen wat voor eenieder moet gelden en wat eventueel opgeschaald moet worden. Dat zouden we vaker kunnen oefenen.”
Hoe kijken jullie terug op de inzet van het integriteitspel Dilemmax?
AL: “De medewerkers en spelbegeleiders waren positief over het spel. Het merendeel van hen gaf aan dat het goed is om op deze wijze integriteit op te pakken. Door met collega’s over zoveel verschillende integriteitsdilemma’s te praten, vindt bewustwording plaats. Belangrijk daarbij is de ontspannen sfeer die door een spelbenadering als bijna vanzelf wordt gecreëerd. Belangrijk is ook om integriteit structureel onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld door het spel te blijven spelen in werkoverleggen, zodat elkaar aanspreken op gedrag en keuzes makkelijker wordt.”
Krijgt het project een vervolg?
AL: “We hebben er nu voor gekozen om Dilemmax per afdeling te spelen. Uit de evaluaties bleek dat medewerkers het spel ook graag zouden spelen met collega’s van andere afdelingen. Misschien doen we dat volgend jaar. De samenwerking met Morals at Work verliep goed en plezierig. Ze weten waar ze het over hebben en het geleverde werk voldeed zeer zeker aan de verwachtingen.”